FAQ

Come possiamo aiutarti?

Identificazione del fornitore

D01 > Cosa devo comunicare alla Struttura Sanitaria per farmi identificare?

L’utilizzazione del servizio Full NSO Peppol presuppone la registrazione dell’azienda utente sulla rete Peppol, e la conseguente attribuzione di un PEPPOL ID nella forma 9906:partitaIVAconIT. È questo PEPPOL ID l’identificativo univoco che va comunicato alla Struttura Sanitaria.

D02 > Cos’è un PEPPOL ID?

Un PEPPOL ID è l’identificativo univoco sulla rete Peppol di una persona fisica o giuridica che intende scambiare documenti con le Strutture Sanitarie. Il PEPPOL ID può rimanere lo stesso se il soggetto cambia il provider del servizio, ma deve obbligatoriamente avvenire la de-registrazione dall’SMP del provider che viene lasciato e la registrazione sull’SMP del nuovo provider.

D03 > Cos’è un NSO ID?

Un NSO ID è l’identificativo univoco sulla rete NSO di una persona fisica o giuridica che intende scambiare documenti con le Strutture Sanitarie. Chi utilizza il servizio Full NSO Peppol ha assegnato un PEPPOL ID e perciò non ha bisogno di un NSO ID essendo i due ID perfettamente equivalenti e alternativi.

D04 > Posso comunicare alla Struttura Sanitaria un PEPPOL ID senza usare il servizio Full NSO Peppol?

Per dotarsi di un PEPPOL ID è indispensabile che il soggetto sia registrato sulla rete Peppol da un provider Peppol, che può essere il servizio Full NSO Peppol o un altro equivalente.

D05 > Cosa devo fare se dismetto il servizio PEPPOL di un altro provider a attivo Full NSO Peppol?

Basta decidere un intervallo temporale di una decina di minuti in cui il provider precedente effettua le de-registrazione dal proprio SMP e Full NSO Peppol procede alla registrazione sul proprio SMP.

D06 > La Struttura Sanitaria può continuare a inviarmi ordini via PEC?

Se la Struttura Sanitaria conosce la PEC del destinatario ma non il suo PEPPOL ID o NSO ID, può utilizzare la PEC per inviare l’ordine, ma ciò vale solo per gli ordini inviati dalla Struttura Sanitaria, non per quelli ricevuti (es. ordini pre- concordati). Per omogeneità di gestione, chi utilizza il servizio Full NSO Peppol può inoltrare la PEC ricevuta dalla Struttura Sanitaria a un indirizzo PEC del servizio, conservando gli allegati, in modo che Full NSO Peppol consideri questo ordine ricevuto a tutti gli effetti come gli altri recapitati sulla rete Peppol.

Ricezione degli ordini

R01 > Come ricevo gli ordini provenienti dalle Strutture Sanitarie?

Il servizio Full NSO Peppol intercetta gli ordini provenienti direttamente dalle Struttura Sanitarie registrate sulla rete Peppol, o tramite NSO per quelle registrate sulla rete NSO. Il servizio smista gli ordini nelle aree di lavoro riservate a ciascuna azienda utente, ne estrae i metadati (indici) e da quel momento ogni azienda utente li potrà visualizzare sul proprio monitor (vedi R06), assieme agli eventuali allegati.

R02 > Gli ordini elettronici emessi dalle Strutture Sanitarie dell’Emilia-Romagna sono diversi dagli ordini NSO?

Al momento gli ordini elettronici emessi da queste strutture sono in un formato Peppol precedente a quello richiesto dal sistema NSO. È certo che entro il termine dell’1/10/2019 ci sarà l’adeguamento al formato più recente, pertanto gli ordini ricevuti da strutture dell’Emilia-Romagna saranno identici a quelli ricevuti dal resto d’Italia.

R03 > Posso usare la PCC per ricevere gli ordini dalle Strutture Sanitarie?

No, la PCC (Piattaforma dei Crediti Commerciali) può essere utilizzata, naturalmente solo da chi ha le credenziali, per visualizzare lo stato degli ordini e di tutti i documenti a essi correlati, quali fatture, pagamenti e in futuro DDT. La PCC non è pensata per ricevere ordini, renderli in formati strutturati e non, comporre e inviare risposte, inviare ordini.

R04 > Posso usare Full NSO Peppol per ricevere ordini da altri fornitori?

Il servizio può ricevere ordini di altri clienti in formato Peppol e tramite la rete Peppol. Anche gli ordini ricevuti via PEC/Mail in formato PDF possono essere convertiti automaticamente in formato Peppol dal servizio Full NSO Peppol, previo inoltro della mail con allegati a un indirizzo del servizio, in modo da avere un unico cruscotto di monitoraggio e un unico punto di esportazione verso il gestionale.

R05 > Posso ricevere anche ordini esteri PDF, scritti in una lingua diversa dall’italiano?

Il servizio Full NSO Peppol è in grado di trattare indifferentemente ordini PDF scritti in italiano e in inglese e, dopo aver creato il modello dello specifico cliente, anche ordini PDF scritti in una lingua diversa purché con i caratteri latini.

R06 > Come posso tenere sotto controllo i miei ordini ricevuti?

Il servizio Full NSO Peppol offre una funzione di monitoraggio (monitor) che permette al ricevente di controllare in una schermata, con l’eventuale applicazione di filtri e criteri di ordinamento, tutti gli ordini ricevuti dalle Strutture Sanitarie e da eventuali altri clienti, e il loro stato. Di ogni ordine il monitor mostra i principali metadati (indici) e lo stato d’avanzamento del processo, sia rispetto ai rapporti con la Struttura Sanitaria (per gli ordini con risposta) sia nella eventuale fase di invio in conservazione; inoltre cliccando sul singolo ordine si visualizzano i suoi dettagli.

R07 > Se mi arriva un ordine che non riesco a evadere così com’è, la Struttura Sanitaria può inviarlo di nuovo modificato?

La Struttura Sanitaria può inviare un nuovo ordine che fa riferimento al precedente e che lo sostituisce integralmente (ordine di sostituzione o order change). In nessun caso può modificare l’ordine originale.

R08 > Se mi arriva un ordine per errore o che non posso proprio evadere, la Struttura Sanitaria può annullarlo?

La Struttura Sanitaria può inviare un nuovo ordine che fa riferimento al precedente e che lo cancella integralmente (ordine di revoca o order cancellation). In nessun caso può modificare l’ordine originale.

R09 > Come si capisce che un ordine è riferito a un altro ordine precedente?

Nell’ordine Peppol è possibile inserire un riferimento di testata, che vale per tutte le righe dell’ordine, o di riga, che vale solo per quella particolare riga. Il riferimento a un altro ordine è sempre composto da tre elementi: (1) Numero dell’ordine; (2) Data dell’ordine; (3) Identificativo (Codice Ufficio per Struttura sanitaria e PIVA per soggetti privati) dell’emittente dell’ordine.

R10 > Cos’è la tripletta che identifica un ordine?

È la terna composta dai seguenti elementi: (1) Numero dell’ordine; (2) Data dell’ordine; (3) Identificativo (Codice Ufficio per Struttura sanitaria e PIVA per soggetti privati) dell’emittente dell’ordine.

R11 > Come capisco che devo rispondere alla Struttura Sanitaria con una risposta in formato strutturato?

Il servizio Full NSO Peppol rende visibile il tipo di processo attivato dalla Struttura Sanitaria, che può essere ordinazione semplice (order only) o ordinazione completa (ordering). Nel primo caso non sono ammesse risposte strutturate, nel secondo caso sì.

R12 > Se la Struttura Sanitaria mi manda un ordine a cui posso rispondere in modo strutturato, sono obbligato a farlo?

No, anche nel caso che la Struttura Sanitaria abbia attivato un processo di ordinazione completa (ordering) non è necessario rispondere in modo strutturato, anche se è certamente consigliabile.

R13 > Come faccio a creare la risposta in formato strutturato?

Il servizio Full NSO Peppol mette a disposizione una web-form per compilare la risposta a un ordine nel processo di ordinazione completa. La risposta può essere accettazione totale, rifiuto totale e accettazione con modifiche, ovvero aggiunta di righe, cancellazione di righe, modifica di righe.

R14 > Entro quando posso inviare la risposta in formato strutturato?

Al momento non esistono prescrizioni in merito, se non che naturalmente la risposta deve arrivare prima che l’ordine sia completamente consegnato.

R15 > Cosa si intende con ordine di riscontro?

L’ordine di riscontro è un nuovo ordine emesso dalla Struttura Sanitaria dopo aver ricevuto una risposta con modifiche (oppure un ordine pre-concordato).  L’ordine riporta necessariamente la tripletta di identificazione della risposta (o dell’ordine pre-concordato) che la Struttura Sanitaria intende accettare, rifiutare o modificare.

R16 > Se non ricevo l’ordine di riscontro dalla struttura sanitaria la mia risposta non è valida?

In caso di accettazione della risposta con modifiche la Struttura Sanitaria non è tenuta a emettere l’ordine di riscontro per conferma. Invece in caso di rifiuto della risposta l’ordine di riscontro è necessario, e può essere sia un ordine di revoca (quindi l’ordine è cancellato) o un ordine di modifica, che tiene liberamente conto della precedente risposta.

Emissione degli ordini

E01 > Cosa devo fare se la Struttura Sanitaria mi chiede di emettere un ordine per suo conto?

Devo emettere un ordine pre-concordato (Order Agreement), inviarlo a NSO per la validazione preliminare con la Banca Dati dei Contratti Pubblici e se tutto va bene inviarlo alla Struttura Sanitaria, se possibile inserendo come allegato il documento di autorizzazione ricevuto dalla Struttura Sanitaria. Tutte queste attività sono pienamente supportare dal servizio Full NSO Peppol.

E02 > Come identifico la Struttura Sanitaria nell’ordine pre-concordato?

La Struttura Sanitaria avrà sicuramente un PEPPOL ID o un NSO ID, quindi nel caso questo non fosse riportato nel documento autorizzativo sarà sufficiente chiederlo.

E03 > Come faccio a creare un ordine che la Struttura Sanitaria mi ha chiesto se non conosco il formato Peppol?

Il servizio Full NSO Peppol mette a disposizione sia una web-form per compilare l’ordine pre-concordato, inserendo gli eventuali allegati, sia una funzione di traduzione automatica da PDF che genera in automatico il formato Peppol corrispondente.

E04 > Siamo certi che il formato Peppol da inviare sia corretto?

Il servizio Full NSO Peppol invia alla Struttura Sanitaria, direttamente o tramite NSO, solo documenti corretti e a tale scopo esegue, prima del loro invio, un’approfondita validazione degli ordini Peppol compresi quelli forniti già in quel formato. La validazione comprende una serie di controlli sintattici, semantici, logici e algebrici. Ogni documento che non supera il controllo viene scartato e, come detto, non va al destinatario mentre una notifica viene inviata all’emittente.

E05 > Come faccio a far validare a NSO l’ordine pre-concordato che la Struttura Sanitaria mi ha chiesto?

Questo è un processo del tutto automatico assicurato dal servizio Full NSO Peppol. Se la Struttura Sanitaria ha un PEPPOL ID, il servizio invia l’ordine a NSO per la validazione preliminare, e una volta ottenuta provvede autonomamente all’inoltro sulla rete Peppol. Invece se la Struttura Sanitaria ha un NSO ID, il servizio invia l’ordine a NSO che provvede sia alla validazione preliminare che all’inoltro sulla rete NSO.

E06 > Cosa succede se NSO non valida l’ordine pre-concordato che la Struttura Sanitaria mi ha chiesto?

La validazione preliminare presso la Banca Dati dei Contratti Pubblici è una condizione necessaria per l’esistenza dell’ordine elettronico. In caso di diniego di questa validazione, l’ordine a tutti gli effetti non esiste.

E07 > Cosa devo fare se non mi arriva un ordine di riscontro?

La mancanza di un ordine di riscontro può essere considerata un silenzio-assenso, anche se si consiglia vivamente di verificare l’accettazione dell’ordine con canali tradizionali. Infatti se la struttura sanitaria non accetta il contenuto dell’ordine pre-concordato, è necessario che invii un ordine di riscontro con un contenuto diverso oppure chieda all’emittente di generare un ordine di modifica coerente con i requisiti fissati dalla Struttura Sanitaria, che faccia esplicito riferimento (tripletta) all’ordine pre-concordato originale.

E08 > Come avviene l’inoltro dell’ordine pre-concordato alla Struttura Sanitaria?

Se la Struttura Sanitaria ha un PEPPOL ID, il servizio invia l’ordine a NSO per la validazione preliminare, e una volta ottenuta provvede autonomamente all’inoltro sulla rete Peppol. Invece se la Struttura Sanitaria ha un NSO ID, il servizio invia l’ordine a NSO che provvede sia alla validazione preliminare che all’inoltro sulla rete NSO.

E09 > Posso usare Full NSO Peppol per inviare ordini all’estero?

Certamente è possibile inviare ordini in formato Peppol (nativi o generati da PDF) a fornitori di qualunque paese registrati sulla rete Peppol, anche perché il formato 3.0 utilizzato per NSO è standard (non è stata finora fatta una personalizzazione specifica per l’Italia). È anche possibile fare in modo che gli ordini vengano recapitati in formato PDF sia via PEC che via email per quei fornitori che non sono registrati sulla rete Peppol.

E10 > E se l’ordine da inviare è scritto in una lingua diversa dall’italiano?

Il servizio Full NSO Peppol tratta indifferentemente ordini scritti in italiano e in inglese, e anche in altre lingue con caratteri latini previa realizzazione del modello del documento.

E11 > Come posso tenere sotto controllo i miei ordini emessi?

Il servizio Full NSO Peppol offre una funzione di monitoraggio (monitor) che permette all’emittente di controllare in una schermata, con l’eventuale applicazione di filtri e criteri di ordinamento, tutti gli ordini pre-concordati inviati alle Strutture Sanitarie e a eventuali altri clienti, e il loro stato. Di ogni ordine il monitor mostra i principali metadati (indici) e lo stato d’avanzamento del processo, anche nella eventuale fase di invio in conservazione; inoltre cliccando sul singolo ordine si visualizzano i suoi dettagli.

Import/export da/verso il gestionale

X01 > Full NSO Peppol può esportare gli ordini ricevuti verso il mio gestionale?

Il servizio Full NSO Peppol è in grado di trattare gli ordini ricevuti, disponibili in formato Peppol, convertendoli nel formato proprietario dal gestionale di destinazione. A tale scopo sarà necessario fornire le specifiche tecniche che consentano al servizio di realizzare il connettore che le converte dal formato Peppol. Ciò implica l’acquisto dell’opzione Gold di Full NSO Peppol. Come canale, tali fatture possono essere acquisite dal gestionale tramite sFTP, strutturando le cartelle come da specifiche pubblicate sul sito.

X02 > Prima di esportare gli ordini ricevuti verso il mio gestionale, Full NSO Peppol può fare in modo che vengano approvati dagli uffici competenti?

Il servizio Full NSO Peppol offre un modello standard di workflow approvativo, pubblicato sul sito, che può essere adottato così com’è o semplificato. Anche in questo caso ciò implica l’acquisto dell’opzione Gold di Full NSO Peppol.

X03 > Prima di esportare gli ordini ricevuti verso il mio gestionale, Full NSO Peppol può garantire che i codici prodotto siano codificati come il gestionale prevede?

Il formato Peppol prevede che l’emittente indichi un prodotto con un nome (obbligatorio), una descrizione, un eventuale codice fornitore e un eventuale codice standard. Nel caso in cui l’emittente non usi né il codice fornitore né il codice standard, per conoscere il codice con cui il prodotto è riconosciuto nel gestionale è necessario avere a disposizione un’opportuna mappatura e applicarla automaticamente. Tale mappatura, che dipende dal cliente, può essere preventivamente disponibile oppure costruita in modo incrementale tramite un meccanismo di autoapprendimento, attivabile sia per gli ordini ricevuti in formato Peppol che per quelli ricevuti in formato PDF. Ciò implica l’acquisto dell’opzione Platinum di Full NSO Peppol.

X04 > Prima di esportare gli ordini ricevuti verso il mio gestionale, Full NSO Peppol può garantire che le unità di misura siano codificate come il gestionale prevede?

Il formato Peppol prevede un numero molto elevato di unità di misura. Le specifiche tecniche NSO ne propongono un sottoinsieme di circa 35, riportato nelle linee guida sintetiche pubblicate sul sito Full NSO Peppol. Anche in questo caso è opportuno realizzare una mappatura tra queste unità di misura e quelle utilizzate dal gestionale in modo da applicarla automaticamente su ogni nuovo ordine ricevuto. Questa mappatura, che dipende dal cliente, è di natura statica e quindi di solito viene fornita una sola volta all’attivazione del servizio, e può valere anche per gli ordini ricevuti in PDF. Ciò implica l’acquisto dell’opzione Platinum di Full NSO Peppol.

X05 > Prima di esportare gli ordini ricevuti verso il mio gestionale, Full NSO Peppol può garantire che i punti di consegna siano codificati come il gestionale prevede?

Il formato Peppol permette di specificare il luogo di consegna, il periodo di consegna e il soggetto destinatario della consegna (persona fisica o giuridica e relativo indirizzo e contatti). Il luogo di consegna prevede una descrizione e un codice. Qualora i punti di consegna fossero codificati anche nel gestionale, è opportuno realizzare una mappatura tra i codici/descrizioni citati nell’ordine e quelli utilizzati dal gestionale in modo da applicarla automaticamente su ogni nuovo ordine ricevuto. Tale mappatura, che dipende dal cliente, può essere preventivamente disponibile oppure costruita in modo incrementale tramite un meccanismo di autoapprendimento, attivabile sia per gli ordini ricevuti in formato Peppol che per quelli ricevuti in formato PDF. Ciò implica l’acquisto dell’opzione Platinum di Full NSO Peppol.

X06 > Full NSO Peppol può importare gli ordini pre-concordati dal mio gestionale?

Il servizio Full NSO Peppol è in grado di trattare ordini provenienti dal gestionale nel loro formato proprietario, in alternativa ad acquisirli in formato PDF. A tale scopo sarà necessario fornire le specifiche tecniche che consentano al servizio di realizzare il connettore che li converte nel formato Peppol richiesto. Ciò implica l’acquisto dell’opzione Gold di Full NSO Peppol. Come canale, tali fatture possono essere inviate a Full NSO Peppol tramite sFTP.

Emissione di documenti di trasporto (DDT)

T01 > Anche i DDT rientrano nel sistema NSO?

I DDT sono previsti nel disegno generale del sistema NSO ma per ora non esistono ancora le relative specifiche tecniche e le linee guida.

T02 > Con Full NSO Peppol posso inviare i DDT alle Strutture Sanitarie della Regione Emilia-Romagna?

Sì, Full NSO Peppol garantisce l’invio di DDT nel formato Peppol adottato dalle strutture sanitarie dell’Emilia-Romagna, BIS 30A. Il DDT può essere acquisito dal servizio già in formato Peppol, oppure generato a partire da un PDF, oppure ancora inserito manualmente tramite web- form.

Fatturazione a Strutture Sanitarie

F01 > Posso inviare una fattura a una Struttura Sanitaria anche senza aver ricevuto l’ordine elettronico?

In tutte le circostanze in cui l’ordine è previsto, l’art. 3 del D.M. 7/12/2018 obbliga il fornitore a citare in fattura l’ordine (o gli ordini) di riferimento, pena la non liquidabilità della fattura stessa. La piattaforma dei crediti commerciali PCC consente infatti la tracciabilità competa dall’ordine ai pagamenti.

F02 > Come indico in fattura il riferimento a un unico ordine?

Ogni ordine citato in fattura è identificato dalla sua tripletta, ovvero: (1) Numero dell’ordine; (2) Data dell’ordine; (3) Identificativo (Codice Ufficio per Struttura sanitaria e PIVA per soggetti privati) dell’emittente dell’ordine. Se l’ordine è uno solo, va specificato in fattura come riferimento globale.

F03 > Come indico in fattura il riferimento a più ordini?

Ogni ordine citato in fattura è identificato dalla sua tripletta, ovvero: (1) Numero dell’ordine; (2) Data dell’ordine; (3) Identificativo (Codice Ufficio per Struttura sanitaria e PIVA per soggetti privati) dell’emittente dell’ordine. Se gli ordini sono più di uno, vanno indicate in fattura le singole righe a cui si riferiscono.

F04 > Cosa devo fare se la struttura (o l’ufficio) che ordina non è quello a cui fatturare?

Bisogna sempre identificare l’ordine con la tripletta in cui il terzo elemento è l’identificativo del soggetto ordinante, anche se diverso dal destinatario della fattura.

Conservazione a norma

C01 > È obbligatoria la conservazione digitale degli ordini elettronici emessi e ricevuti?

Non è obbligatoria ma consigliata. Il servizio Full NSO Peppol la effettua su richiesta, è l’affida a uno dei conservatori accreditati AgID di cui si serve SATA; l’attivazione della conservazione comporta il pagamento del costo extra corrispondente.

C02 > Quando sono mandati in conservazione gli ordini ricevuti nel processo di ordinazione semplice?

Gli ordini ricevuti nell’ambito di questo processo vanno in conservazione appena arrivano.

C03 > Quando sono mandati in conservazione gli ordini ricevuti nel processo di ordinazione con risposta?

Visto che la risposta è opzionale, gli ordini ricevuti nell’ambito di questo processo vanno in conservazione dopo un congruo periodo di tempo da definire (tipicamente tre mesi).

C04 > Quando sono mandati in conservazione gli ordini pre-concordati?

Gli ordini inviati nell’ambito di questo processo vanno in conservazione appena ricevuta la validazione preliminare da NSO.

C05 > Devo pagare ogni anno il costo della conservazione?

L’extra costo della conservazione effettuata dal servizio Full NSO Peppol copre la conservazione di ciascun documento per i 10 anni stabiliti dalla normativa.

C06 > Come faccio ad accedere al sistema di conservazione?

SATA apre la posizione di ogni utente che ha acquistato il servizio extra di Full NSO Peppol presso il conservatore, il sistema di conservazione produce le credenziali per l’utente (usid, pswd) che SATA gli trasferisce. Da quel momento SATA, tramite Full NSO Peppol, si limita a inviare in conservazione i documenti dell’utente, mentre questi è libero e autonomo nell’accedere ai propri documenti conservati.

C07 > Posso accedere ai miei documenti conservati tramite web?

Nel rispetto della normativa, ogni conservatore prevede una modalità di accesso ai documenti conservati attraverso una piattaforma web, che quindi non richiede installazione, per l’intera durata della conservazione.